Dans Administration, Utilisateurs, la liste se filtre par rôle et par statut (« Actifs », « Inactifs »), se cherche par nom ou e-mail et s'affiche en « Prénom Nom » ou « Nom Prénom ». Les colonnes donnent le rôle, les dates d'arrivée et de sortie, le contrat (« Forfait J. » ou « Forfait H. »), le CJM et le statut. Deux colonnes suivent l'activation : Activation (« En attente » tant que la personne n'a ni choisi son mot de passe ni utilisé Microsoft ou Google, sinon « Activé ») et Activé le (la date ; « Non enregistrée » pour un compte activé avant que cette date ne soit suivie). Le filtre Toutes les activations isole les comptes en attente, à relancer.
Créer un utilisateur
+ Nouvel utilisateur demande l'Email, le Nom complet, un Matricule facultatif, les dates d'arrivée et de sortie et le Rôle (Consultant par défaut, Manager ou Admin). Un e-mail d'invitation part aussitôt (voir « Inviter un collaborateur »). Le bouton est grisé quand la limite d'utilisateurs du forfait est atteinte.
La fiche d'un utilisateur
Les modifications sont enregistrées automatiquement. L'adresse e-mail ne peut pas être changée.
- Type de contrat : « Forfait jours » ou « Forfait heures ». En forfait heures, Heures journalières (entre 1 et 24, 7 par défaut).
- CJM (coût journalier, €), Poste et Taux de staffing cible personnalisé (%), qui l'emporte sur celui du poste.
- Rôle principal : Consultant, Manager ou Admin.
- Saisit un CRA : à désactiver pour quelqu'un qui ne saisit pas (il disparaît du tableau de charge, des congés et des rappels). Exclure du calcul TDC : ignore la personne dans le taux de charge.
- Compte actif : un compte inactif ne peut plus se connecter ni saisir.
Les badges (rôles additionnels)
- Badge RH : l'écran Bien-être RH.
- Badge suivi TDC : tableau de charge, disponibilités et reporting marge pour toute l'organisation.
- Badge Mécénat : le reporting mécénat et son export.
Les badges s'activent sans condition de forfait, mais les écrans qu'ils ouvrent restent verrouillés tant que l'organisation n'a pas le forfait EUREKA. Plusieurs écrans ne regardent que le rôle principal : pour un manager ou un administrateur, choisissez le bon rôle principal plutôt qu'un badge.
Désactiver, réactiver, accompagner
- Désactiver / Activer se fait depuis la liste. Réactiver un compte déjà utilisé envoie à la personne un e-mail « Votre accès est rétabli ».
- Réactiver ou créer un utilisateur qui fait franchir un palier de prix facture le complément avant l'opération. Si le paiement échoue, rien n'est créé.
- Voir CRA ouvre le CRA d'un collaborateur : l'administrateur peut le consulter et le corriger (une bannière « Vous éditez le CRA de … » le rappelle).
- Réinitialiser la double authentification (dans la fiche) aide une personne qui a perdu son téléphone et ses codes de secours : elle se reconnecte avec son seul mot de passe et peut la réactiver depuis Mon compte.
Archymede fonctionne sur invitation : un compte Microsoft ou Google ne se crée pas tout seul à la première connexion. L'administrateur doit d'abord créer l'utilisateur, avec la même adresse e-mail.