Logiciel pour ESN : des CRA à la facture, sans ressaisie
Multi-clients, régie, intercontrat, TJM différents d'une mission à l'autre : Archymede, logiciel de compte rendu d'activité (CRA) et de suivi des temps, est conçu pour le quotidien des sociétés de services numériques, pas adapté à la va-vite depuis un outil de gestion de projet généraliste.
Mis à jour le
Les trois chiffres qu'une ESN doit connaître chaque mois
Le taux de charge, pour savoir combien de consultants sont réellement facturés. La marge par mission, pour vérifier que le TJM vendu couvre le coût des consultants positionnés. Le chiffre d'affaires de la régie, pour facturer vite et sans erreur.
Dans beaucoup d'ESN, ces trois chiffres viennent de trois fichiers différents, mis à jour par trois personnes. Archymede les calcule à partir d'une seule source : le CRA que chaque consultant remplit en quelques minutes.
Ce qu'Archymede apporte à une ESN
Des CRA complets à temps
Calendrier mensuel, saisie au quart de journée, relances automatiques des retardataires sur Slack.
Une facturation de la régie plus rapide
Les jours du mois sont repris par client et par projet, le TJM est appliqué, la facture Factur-X est générée.
Un staffing anticipé
Taux de charge du mois et prévisionnel M+1 à M+3 : l'intercontrat se voit avant d'arriver.
Une marge suivie mission par mission
Budget vendu face au coût réel des consultants (CJM), marge à date et marge prévue.
Conçu pour la régie et le forfait
- Clients et projets illimités, codes projets par client
- Plusieurs lignes budgétaires et TJM sur un même projet
- Projets internes (formation, avant-vente, intercontrat) exclus du taux de charge
- Pistes commerciales « soft » distinguées des missions signées
- Factures PDF Factur-X générées depuis les CRA
- Envoi des éléments de facturation vers Pennylane ou Evoliz
- Rôles : consultant, manager, RH, administrateur
Du CRA à la facture : un exemple de fin de mois
En fin de mois, Archymede relance les consultants dont le CRA est incomplet, selon le calendrier de relances que vous avez choisi. Le 1er, les CRA sont remplis : la page Facturation reprend les jours de chaque client, vous vérifiez le TJM et générez les factures. Le même jour, le tableau de charge montre la charge du mois écoulé et le reporting de marge met à jour la rentabilité de chaque mission.
Résultat : une clôture mensuelle qui tient en une matinée, et des décisions de staffing prises sur des chiffres du jour plutôt que sur ceux du mois dernier.
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Questions fréquentes
Archymede convient-il aux petites ESN ?
Oui. Le plan ÉTINCELLE est gratuit jusqu'à 2 utilisateurs, et le plan LEVIER couvre 1 à 10 utilisateurs à 30 € par mois, avec des paliers jusqu'à 50. Au-delà, le plan PRINCIPE est proposé sur devis.
Peut-on facturer la régie à partir des CRA ?
Oui. La page Facturation reprend les saisies du mois par client et par projet, applique le TJM et génère une facture PDF au format Factur-X. Les éléments de facturation peuvent aussi être transmis à Pennylane ou à Evoliz.
Comment suivre l'intercontrat ?
Les jours d'intercontrat se saisissent sur un projet interne, exclu du taux de charge. Le tableau de charge et la vue Disponibilités montrent qui est sans mission ce mois-ci et les mois suivants.
Les consultants doivent-ils changer leurs habitudes ?
Très peu : ils remplissent un calendrier mensuel au lieu d'un fichier Excel, avec des rappels automatiques sur Slack. La connexion se fait avec leur compte Microsoft ou Google.
Où sont hébergées les données ?
Le détail des hébergeurs et des sous-traitants figure dans notre politique de confidentialité. Archymede ne revend aucune donnée et ne fait pas de publicité ciblée.
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